ĐẠI LÝ BÁN XE DU LỊCH

ĐẠI LÝ BÁN XE THƯƠNG MẠI

TUYỂN TRƯỞNG PHÒNG THƯ KÝ
22/02/2019 | 5904 lượt xem

I. Mô tả công việc

1. Thực hiện các công tác hậu cần phục vụ công việc, các buổi họp, công tác, tiếp khách của Tổng Giám đốc theo phân công phụ trách:
- Tiếp nhận và tổng hợp các yêu cầu họp và làm việc với Tổng Giám đốc từ các đối tác, bộ phận và cá nhân liên quan;
- Sắp xếp, xác nhận và thông báo lịch họp, làm việc tới Tổng Giám đốc và các đối tác, bộ phận và cá nhân liên quan;
- Thực hiện in ấn, chuẩn bị tài liệu và các công việc hậu cần liên quan theo yêu cầu của Tổng Giám đốc nhằm phục vụ các chuyến công tác (máy bay, xe cộ, visa, khách sạn, v.v.);
- Hỗ trợ rà soát các sự kiện đối nội, đối ngoại có nghi thức trên sân khấu của Tổng Giám đốc, bao gồm: thống nhất kịch bản với bộ phận tổ chức chương trình, báo cáo cho Tổng Giám đốc các nghi thức sẽ thực hiện, rà soát nội dung phát biểu/trình bày của Tổng Giám đốc do các bộ phận chuẩn bị, rà soát danh sách, thông tin về các khách mời VIP (nếu có) mà Tổng Giám đốc sẽ gặp gỡ tại sự kiện;
- Thực hiện phiên dịch trong các buổi họp với đối tác nước ngoài của Tổng Giám đốc;
- Thực hiện biên dịch các tài liệu phục vụ công việc của Tổng Giám đốc;
- Ghi chép, soạn thảo, bổ sung sửa đổi biên bản các buổi họp và làm việc và gửi cho các bên liên quan;
- Lưu trữ lịch làm việc của Tổng Giám đốc và các biên bản họp (bản thu âm, bản đánh máy);
- Tổ chức, sắp xếp, phân loại các vật dụng phục vụ công việc, trong phòng làm việc của Tổng giám đốc, bao gồm: hồ sơ tài liệu lưu trữ, tài liệu để đọc, kho quà tặng, tủ rượu tiếp khách, sổ danh thiếp đối tác, hộp danh thiếp của Tổng giám đốc, các vật dụng khác, v.v.

 
2. Thực hiện tiếp nhận, phân loại và lưu trữ các văn bản trình ký Tổng Giám đốc:
- Tiếp nhận và phân loại công văn, văn bản trình ký Tổng Giám đốc (đánh số thứ tự, phân loại theo mức độ cấp thiết, loại hình văn bản, v.v.);
- Hỗ trợ rà soát và xác nhận nội dung công văn, văn bản với bên gửi trước khi trình ký Tổng Giám đốc;
- Thực hiện trình ký Tổng Giám đốc bản cứng hoặc qua các kênh thông tin khác trong trường hợp Tổng Giám đốc đi công tác;
- Lưu trữ các văn bản đã ký và chuyển trả văn bản cho các bộ phận, đơn vị trình ký

 
3. Thực hiện tổng hợp và lập đề nghị thanh toán đối với các khoản chi phí của Tổng Giám đốc.

 
4. Thực hiện công tác hậu cần (phòng họp, khách sạn, xe đưa đón, v.v.) phục vụ các lịch làm việc chung của Văn phòng Tổng Giám đốc.

 
5. Chủ trì/ Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng/ Phó Văn phòng.

 

II. Yêu cầu công việc

- Bằng cấp: Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng,....
- Kinh nghiệm: từ 6 năm trở lên
- Có khả năng đọc hiểu, giao tiếp và soạn thảo thành thạo các văn bản bằng Tiếng Anh hoặc tiếng Hàn Quốc
- Có khả năng dịch Cabin (nghe và dịch đồng thời), trình độ tiếng Anh IELTS 7.0 trở lên hoặc tương đương
- Đối với tiếng Hàn Quốc: Chứng chỉ Topik loại cao cấp hoặc tương đương
- Có khả năng điều phối công việc của bản thân và đôn đốc các nhân sự khác có liên quan cùng phối hợp để hoàn thành mục tiêu/ kế hoạch công việc được giao
- Thể hiện sự thận trọng trong công việc
- Tuân thủ đầy đủ các nội quy, quy định, quy trình làm việc
- Có khả năng tự kiểm soát chất lượng công việc của bản thân cũng như phần việc của nhân sự khác có liên quan trực tiếp đến kết quả hoàn thành công việc của bản thân
- Có khả năng nhận diện, phân tích và xác định nguyên nhân của các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, từ đó hệ thống hóa các vấn đề để thực hiện rà soát và theo dõi
- Có khả năng vận dụng kinh nghiệm của bản thân, các quy trình, hướng dẫn làm việc để chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh
- Có khả năng đề xuất các giải pháp mang tính hệ thống, cơ chế, quy trình, chính sách nhằm hạn chế các vấn đề tương tự có thể xảy ra
- Chủ động tìm kiếm và đề xuất các sáng kiến cải thiện khả năng tổ chức công việc của bộ phận
- Có khả năng diễn đạt thông tin về các sự việc, sự kiện cũng như phân tích, nhận định về quan điểm của bản thân và một số bên liên quan về sự việc, sự kiện đó một cách mạch lạc và rõ ràng
- Biết lắng nghe và ứng xử phù hợp với các đối tượng tương tác khác nhau
- Là nhân tố truyền tải thông điệp về lợi ích của sự hợp tác giữa các nhân sự trong bộ phận và giữa các bộ phận trong Công ty. Từ đó, tăng cường khả năng phối hợp trong toàn Công ty.
- Hiểu rõ sự khác biệt về giới tính, tính cách, phong tục, thói quen và hoàn cảnh của mỗi nhân sự thuộc phạm vi quản lý, từ đó thiết lập các nguyên tắc, cơ chế phối hợp, ứng xử để hạn chế ảnh hưởng của sự khác biệt tới kết quả công việc chung của bộ phận
- Có khả năng nhận diện và giải quyết các mâu thuẫn, bất đồng, xung đột của bản thân với các nhân sự khác tại nơi làm việc với thái độ chủ động, điềm tĩnh và mang tính xây dựng
- Có khả năng nhận diện và hạn chế các tác nhân dẫn tới mâu thuẫn, bất đồng, xung đột giữa bản thân và các nhân sự khác tại nơi làm việc
- Có khả năng gắn kết công việc thường nhật của bản thân tới mục tiêu và kế hoạch hoạt động chung của bộ phận
- Là nhân tố thúc đẩy không khí làm việc tích cực thông qua việc ghi nhận và khích lệ sự thành công của các nhân sự khác, từ đó góp phần phát triển đội ngũ nhân sự vượt trội
- Thể hiện ý thức trách nhiệm của bản thân trong các công viêc được giao
- Sẵn sàng tiếp nhận và tham gia một cách hiệu quả vào các nhiệm vụ nằm ngoài kế hoạch công việc của bản thân
- Khích lệ các nhân sự khác chủ động, tích cực tham gia vào các nhiệm vụ nằm ngoài kế hoạch công việc hoặc nghiệp vụ chuyên môn của bản thân
- Hỗ trợ nhân sự khác trong việc nhận thức về những trở ngại của bản thân trong công việc cũng như các yêu cầu/ đòi hỏi xuất phát từ thay đổi chung của Công ty, từ đó hỗ trợ, tham vấn cho họ về những cơ hội hoàn thiện bản thân trong công việc
- Giúp các nhân sự khác hiểu rõ hơn về các kỳ vọng trong công việc và thường xuyên đưa ra các phản hồi một cách khách quan và mang tính xây dựng với những minh họa cụ thể về hành vi/ biểu hiện cần phát huy hoặc hạn chế
- Chia sẻ kinh nghiệm và tạo động lực giúp các nhân sự khác ý thức về các ưu nhược điểm của bản thân, từ đó hỗ trợ họ hoàn thiện bản thân trong công việc
- Nắm rõ những mối liên hệ và đầu mối tương tác (bắt buộc) trong công việc, từ đó vận dụng thành thạo quy trình/ cơ chế phối hợp để hoàn thành công việc được giao
- Có khả năng trình bày mạch lạc và rõ ràng trước lãnh đạo bộ phận và các nhân sự khác trong bộ phận
- Có sử dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ truyền tải nội dung một cách phù hợp
- Có khả năng giải thích một cách mạch lạc, rõ ràng các thắc mắc/ yêu cầu làm rõ về nội dung thuyết trình từ phía người nghe
- Có khả năng soạn thảo các tài liệu theo khung mẫu có sẵn nhưng đòi hỏi khả năng nhận định, phân tích thông tin, bối cảnh liên quan để phù hợp với từng mục đích cụ thể
- Sử đụng được các chức năng, hàm nâng cao trên công cụ Word/ Excel/ Powerpoint (Ví dụ: sử dụng macro, developer trên word, excel, sử dụng công cụ đồ họa trên excel, sử dụng hiệu ứng hình ảnh, âm thanh trên powerpoint)

 

III. Chế độ đãi ngộ

- Thưởng theo kết quả kinh doanh (từ 2 đến 6 tháng lương)

- Chương trình bảo hiểm sức khỏe, nghỉ làm chiều thứ 7 và ngày Chủ Nhật

- Đi du lịch trong nước hoặc nước ngoài 1 năm 1 lần

 

IV. Liên Hệ

- Liên hệ: Phòng HCNS - Mr.Cường - Email: cuongvg@hyundai-thanhcong.vn - Điện Thoại: 0978.100.240 hoặc Ms.An - Email:  annt@hyundai-thanhcong.vn - Điện Thoại: 0982.352.686

- Ngôn ngữ trình bày hồ sơ: Tiếng Việt- Hạn chót nộp hồ sơ: 30/03/2019